人事档案数字化转型实践中的痛点与对策

摘要：数字化转型是人事档案工作现代化发展的必然方向，推动人事档案从纸质保管模式转向电子化、信息化管理，能够有效提升档案收集、查阅、流转与利用效率。本文结合人事档案数字化一线实践，梳理转型阶段突出痛点，针对性提出完善制度规范、统一技术标准、搭建一体化管理平台、培育专业人才、构建多层安全防护体系等实施对策。

关键词：人事档案；数字化转型；档案管理；痛点与对策

一、引言

人事档案记录工作人员履历、考核、奖惩、学历资质等核心信息，是人才选拔、职称评审、劳动关系认定、人员调动的重要原始依据。长期以来，人事档案以纸质载体为主，存在存储空间占用大、查阅效率低、远距离流转不便、纸张易老化破损等短板。随着数字政务、智慧人事建设持续推进，各地陆续启动人事档案数字化加工工作。档案数字化不只是简单将纸质档案扫描转化为电子图片，而是覆盖档案收集、整理、数字化加工、存储、借阅、动态更新、销毁全生命周期的系统性变革。不少单位在项目推进中出现“重扫描、轻管理”“重建设、轻运维”现象，数字化成果难以充分发挥价值。正视转型过程中的各类堵点难点，建立长效管理机制，是推动人事档案数字化可持续发展的关键。

二、人事档案数字化转型实践中的突出痛点

（一）思想认知存在偏差，统筹保障力度不足

部分管理人员对数字化转型内涵理解片面，简单认为数字化等同于档案扫描工作，只要完成纸质档案电子化扫描即宣告工作完成，忽视后续电子档案动态维护、数据更新、开发利用等工作。少数单位未能充分认识人事档案的保密性、严肃性，数字化工作长期缺少专项规划。同时，经费保障不稳定是基层普遍难题。档案数字化涉及扫描设备、存储服务器、档案管理系统、数字化外包服务、机房运维等多项支出。很多单位没有设立长期专项预算，多采取一次性项目投入，后期系统升级、数据备份、设备维护资金难以落实，造成数字化建设“虎头蛇尾”。

（二）数字化标准不统一，形成信息孤岛现象

当前，不同地区、不同单位执行的人事档案数字化加工规范存在差异。档案扫描分辨率、文件存储格式、目录著录规则、元数据采集要求没有统一执行标准。部分单位自行开展数字化加工，扫描清晰度参差不齐，部分老旧档案页面字迹模糊、折损严重，数字化加工后图像无法清晰识别，降低电子档案使用价值。与此同时，人事档案管理系统常常独立于人力资源管理系统、政务信息平台，系统接口不兼容，数据无法互通共享，形成信息孤岛。人员入职、岗位调整、年度考核、继续教育等新增材料，需要人工重复录入两套系统，不仅增加管理人员工作量，还容易出现纸质档案与电子档案信息不一致、更新不同步的“纸电冲突”问题。纸电双轨并行阶段，缺少常态化比对核验机制，档案真实性、完整性难以持续保障。

（三）复合型档案人才短缺，业务能力难以匹配新要求

人事档案数字化对从业人员提出双重要求：既要熟悉人事档案整理、审核、归档相关业务规范，又要掌握档案系统操作、数据维护、信息安全等信息技术知识。现有档案管理人员大多长期从事传统纸质档案管理，具备档案专业基础，但计算机运维、电子档案管理能力不足；信息化技术人员熟悉软硬件操作，却不掌握人事档案政策、档案审核标准。数字化外包加工模式同样存在隐患。外包工作人员流动性大，缺少人事档案保密专项培训，在外包扫描、信息录入阶段存在信息泄露风险。单位内部缺少固定的技术运维人员，系统出现故障时无法快速处置，影响日常档案查阅利用工作。

（四）电子档案安全风险突出，防护体系不完善

人事档案包含大量个人敏感信息，属于重点保密资料。数字化转型后，档案载体转为电子数据，风险类型发生明显变化。一是存储风险，部分单位电子档案仅进行单一存储，缺少异地备份、定期备份机制，一旦服务器故障、硬盘损坏，极易造成档案数据永久丢失。二是访问风险，档案系统权限划分粗放，存在权限过大、账号共用、操作留痕不完善等问题，难以追溯越权查阅、私自复制档案信息行为。三是网络风险，在内网、外网交互过程中，如果隔离措施不到位，容易遭受病毒、非法入侵威胁。

三、推进人事档案数字化转型的优化对策

（一）转变管理理念，强化顶层设计与资源保障

首先树立“数字化是全过程管理”的理念，摒弃单纯扫描加工的片面认知，结合单位实际编制人事档案数字化中长期实施方案，明确阶段性目标、实施流程、责任分工。建立由人事管理、档案管理、信息技术部门组成协同工作小组，理顺材料收集、移交、数字化加工、入库管理工作链条。

建立稳定经费保障机制，将数字化运维、系统升级、安全防护费用纳入年度常规预算。合理规划实施节奏，优先完成存量重要人事档案数字化，同步建立增量档案电子化即时归档机制，做到新增档案随产生、随整理、随电子化，避免存量档案持续累积。完善考核机制，将档案数字化落实情况纳入相关岗位工作考核，推动各项制度落地执行。

（二）统一数字化技术标准，打通数据壁垒

严格遵循国家、行业档案数字化相关规范，统一档案扫描参数、图像存储格式、目录著录标准。开展数字化外包项目时，在服务合同中明确质量标准、保密条款、验收细则，安排专人全程监督加工过程，完成数字化后逐卷抽检图像质量与条目信息，不合格档案及时返工处理。

推动管理平台一体化建设，统筹推进档案管理系统与人力资源业务系统对接，规范数据接口标准，实现人员基础信息自动同步。建立纸质档案与电子档案定期比对制度，每季度开展信息核查，及时修正不一致内容，妥善化解纸电双轨管理矛盾。有条件的单位搭建内部档案共享查阅平台，在符合保密规定前提下，实现线上申请、分级审批、远程调阅，提升档案利用便捷性。

（三）加强人才队伍建设，打造档案+信息技术复合型团队

开展分层分类常态化培训。面向在岗档案管理人员开设信息化课程，学习电子档案管理、系统运维、数据安全知识；组织技术人员学习人事档案政策法规、档案审核、材料归档规范，促进业务互通。规范数字化外包人员管理，开展岗前保密培训，签订保密协议，明确禁止私自拷贝、传播档案信息。

探索人才激励机制，鼓励工作人员学习档案数字化相关专业技能。同时优化岗位设置，明确档案业务岗、系统运维岗岗位职责，形成分工协作模式，解决“业务不懂技术、技术不懂档案”的现实困境。

（四）构建多层次安全防护体系，守住档案保密底线

坚持“安全优先、预防为主”原则，建立技术、制度双重防护机制。技术层面，采用内网隔离模式存储涉密人事档案，落实档案数据本地存储+异地多副本定期备份方案；系统内部实施分级授权，按照最小必要原则分配查阅、下载、打印权限，完整记录所有访问操作日志，做到全程可追溯。定期开展系统漏洞检测、病毒查杀，做好软硬件设备维护。

制度层面，完善电子档案借阅、复制、导出管理办法，严格执行线上审批流程。建立数据安全应急预案，针对系统瘫痪、数据泄露、硬件故障等场景制定处置方案，定期组织应急演练。积极落实电子档案相关法规要求，持续规范电子档案元数据留存，保障电子档案原始性、真实性，逐步推动电子档案合法有效利用。

四、结语

人事档案数字化转型是一项长期性、系统性工作，不可能一蹴而就。面对转型过程中标准不一、人才不足、安全隐患、协同不畅等多重痛点，不能只着眼数字化加工这单一环节，应当从顶层规划、标准建设、人才培育、安全管控等多个维度综合施策。在保障档案安全保密的前提下，持续规范电子档案全生命周期管理，充分释放数字化档案效能，推动人事档案工作由传统保管型向智慧服务型转变，更好服务人才管理、干部队伍建设各项工作。

参考文献：-

[1] 王英玮. 人事档案数字化建设与电子档案管理路径研究[J]. 档案学通讯,2022(03):78-85.

[2] 李静. 机关事业单位电子人事档案安全风险及防控策略[J]. 档案管理,2023(02):56-58.